Dossier privacy

Verwerkingsregister & privacyverklaring

Verwerking van de persoonsgegevens

Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt?

  • Verplichtingen volgens wet mede-eigendom 2/6/2010 en latere wijzigingen

Welke types van persoonsgegevens worden verwerkt?

  • eigenaars: naam, voornaam, postadres, mailadres, telefoonnummer, nummer van het pand
  • huurders/bewoners: naam, voornaam, mailadres, telefoonnummer, nummer van het pand
  • er worden in het geheel geen “bijzondere persoonsgegevens” of “strafrechtelijke persoonsgegevens” verzameld

Over wiens persoonsgegevens gaat het?

  • Eigenaars en huurders-bewoners

Door wie worden de gegevens bijgehouden en verwerkt?

  • gegevens van de eigenaars:
    • door de syndicus (boekhouding, eventueel in onderaanneming; uitnodiging vergaderingen en belangrijke mededelingen)
    • op een lijst (beveiligde spreadsheet), bijgehouden door de raad van mede-eigendom
  • de VME heeft met de syndicus een Verwerkingsovereenkomst afgesloten

Worden de gegevens aan derden doorgegeven?

  • de gegevens worden uitsluitend gebruikt voor:
    • de boekhouding, inclusief afrekeningen
    • het versturen van uitnodigingen voor de Algemene Vergaderingen
    • het versturen van mailberichten over de werking van de VME (elke geadresseerde kan zich uitschrijven)
    • telefonisch contact in geval van dringende situaties
  • de gegevens worden uitsluitend verwerkt binnen de kantoren van syndicus, boekhouder en administratie van de VME, en niet aan derden doorgegeven
  • de gegevens blijven in België
  • eigenaars hebben onderling recht op inzage van de naam, het adres, de aandelen en de referenties van de kavels van andere mede-eigenaars (Wet mede-eigendom, art. 577-8 §4-16°)

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

  • zo lang eigendom of huurcontract duurt
  • gegevens van voormalige eigenaars en bewoners worden verwijderd

Welke maatregelen neemt u om de gegevens te beveiligen?

  • Bij de syndicus: zie Verwerkingsovereenkomst
  • “impactanalyse” (data protection impact assessment, DPIA): niet van toepassing

Rechten van betrokkenen

Alle betrokkenen hebben op basis van de privacywetgeving volgende rechten:

  • Recht op inzage: info te verstrekken binnen de maand
  • Recht op rectificatie: zelfde termijn
  • Recht op gegevensuitwissing: zodra eigendom of huurcontract eindigt
  • Recht op beperking van de verwerking: niet van toepassing
  • Recht op overdraagbaarheid: niet van toepassing
  • Recht op verzet: niet van toepassing
  • Recht om niet te worden onderworpen aan automatische besluitvorming en profilering

Privacy op de website

  • op de website https://goudenreaal.be/ worden momenteel geen persoonsgegevens verzameld
  • eigenaars, syndicus en beheerders loggen eventueel in met een collectieve gebruikersnaam (geen persoonsgegevens)
  • er worden geen geïndividualiseerde cookies geplaatst
  • de website bevat geen ingesloten gegevens van andere websites
  • dit verwerkingsregister wordt op de website geplaatst, en opgenomen in het downloadbare “GRinfopakket” van de VME (besloten gedeelte, eigenaars)

Verantwoordelijkheden

  • Elk lid van de VME die persoonsgegevens van mede-eigenaars en/of bewoners verkrijgt, verbindt er zich toe deze gegevens niet aan derden door te geven
  • In de VME zal de Commissaris van de rekeningen de taken waarnemen van “verwerkingsverantwoordelijke” en van “functionaris voor gegevensbescherming” in de zin van de wet; hij/zij is gemachtigd alle controles uit te voeren op de naleving van de wet
  • de VME zal eventuele datalekken binnen de 72 uur melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit. Ook de betrokkene moet worden verwittigd, doch enkel als de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
  • De syndicus is, in uitvoering van de Verwerkingsovereenkomst, verantwoordelijk voor de persoonsgegevens, verwerkt door hemzelf en in de boekhouding

Camerabewaking

Residentie Gouden Reaal beschikt over een aantal bewakingscamera’s:

  • de camera’s werden reeds aangegeven conform de toenmalige wet op 1/9/2010, en worden opnieuw aangegeven bij de politie (art. 7 §2)
  • de camerabeelden worden opgeslagen in een afgesloten lokaal;
  • privacy: wettelijke bepalingen, o.a. “het is niet toegestaan de camerabeelden in real time te bekijken, tenzij om in te grijpen bij flagrante overlast” (art. 6 §3);
  • de beelden worden hoogstens één maand bewaard (art. 7 §3).

De “verantwoordelijke voor de verwerking” in de zin van art. 2, 5° van de camerawet is de VME. Voor het raadplegen van de beelden kan men contact opnemen met de syndicus of de contactpersoon.

Meedelen adressen

  • postadressen van mede-eigenaars moeten op verzoek van een mede-eigenaar meegedeeld worden door de syndicus (wet mede-eigendom, B.W. art. 577-8, art. 4, 16°)
  • mailadressen: staat niet expliciet in de wet, maar wordt in de 21e eeuw onmisbaar geacht (zie dit  commentaar quimmo uit 2012)

Referenties

Goedgekeurd op de Raad van mede-eigendom van 5 april 2019. Het originele, ondertekende exemplaar zit in het GRinfopakket.